Wanneer een school nieuwbouw krijgt, start een uitdagend communicatieproces waarbij de schooldirecteur nog het meeste lijkt op een jongleur die meerdere ballen hoog probeert te houden. Met deze adviezen krijg je het jongleren snel onder de knie.
Communicatie is zelden een overzichtelijk proces van zenden en ontvangen. Bij nieuwbouw is dat zeker niet het geval, omdat er sprake is van communicatielijnen met meerdere partijen die elk op een andere manier en op een ander moment betrokken (willen) zijn. De verschillende betrokken doelgroepen hebben hun eigen wensen en aandachtspunten.
Bal 1: Medewerkers
De eerste doelgroep die betrokken is bij nieuwbouw zijn de medewerkers. Een schoolteam vindt het fijn om input te leveren. Maak dan ook gebruik van de wens om mee te kunnen denken. Medewerkers vaak een andere manier van denken die verrijkend is voor de nieuwbouwplannen. Zet daarom een participatietraject op voor de medewerkers en vergeet niet om ook vaste vrijwilligers of zzp’ers hierbij te betrekken. Ze staan misschien niet op de loonlijst, ze zijn wel degelijk onderdeel van het team.
Bal 2: Bestaande ouders
Veel ouders voelen zich betrokken bij de school. Een deel van de ouders wil – net als de medewerkers - graag meepraten over de nieuwbouwplannen. Het is belangrijk om duidelijk te zijn over welke onderwerpen ze mee kunnen praten en wat je met hun input doet. Zet kaders en randvoorwaarden neer – en communiceer deze ook - en schep geen verwachtingen die je niet waar kunt maken.
Bal 3: Omwonenden
Nieuwbouw betekent dat er iets in de wijk verandert. Betrek omwonenden tijdig en voorkom dat ze uit de krant of van-horen-zeggen de nieuwbouwplannen te weten komen. Probeer je te verplaatsen in hun standpunt. Thema’s als parkeren, verkeersstromen, groen of uitzicht zijn erg belangrijk voor omwonenden. Als je daar begrip voor hebt en uitlegt waarom de school nieuwbouw nodig heeft, creëer je draagvlak in de wijk. Vaak informeert de gemeente omwonenden ook over nieuwbouw, het is voor de school prettig om de eigen communicatie hierover met de gemeente af te stemmen.
Bal 4: potentiële nieuwe ouders
Vanwege de extra nieuwbouwtaken wordt werving vaak een ondergeschoven kindje waardoor de instroom een – hopelijk tijdelijke – dip laat zien. Voorkom die dip door actief nieuwe ouders te blijven werven gedurende het nieuwbouwproces. Investeer in goed beeld- en voorlichtingsmateriaal zodat de school nieuwe ouders kan laten zien hoe het nieuwe gebouw eruit gaat zien en welk onderwijs de school gaat bieden. Maak bijvoorbeeld een tijdelijke nieuwbouwwebsite of een wervingsvideo. Hier is een voorbeeld van een video die Huis Communicatie heeft ontwikkeld voor een nieuwbouwschool in Amsterdam:
Bal 5: Stakeholders
Aan een schoolbestuur, kindcentrum of school zijn allerlei instanties verbonden. Denk aan een samenwerkingsverband, kinderopvang, CJG, gemeente of collega-scholen. Ook deze organisaties vinden het fijn om op de hoogte te zijn. Informeer ze daarom op tijd over de nieuwe plannen.
Tot slot
Iedere doelgroep heeft een andere positie op de participatieladder. De één wordt alleen geïnformeerd, de ander mag ook meedenken en sommige doelgroepen mogen ook adviseren of meebeslissen. Het is voor alle partijen fijn om duidelijkheid te krijgen. Dat voorkomt verwarring en miscommunicatie in een later stadium.
Bij het hooghouden van alle ballen is het belangrijk om ook de samenhang te bewaken. Dat kun je bijvoorbeeld doen door één sterke kernboodschap te formuleren die voor alle doelgroepen geschikt is. Zorg daarnaast ook voor een goede planning, want timing luistert bij nieuwbouwtrajecten erg nauw.
Jongleren kun je leren
Communicatie in een nieuwbouwproces kan overweldigend zijn of zelfs een tikkie chaotisch. Met bovenstaande tips houdt de school niet alleen alle ballen hoog, maar kan het ook met alle doelgroepen samen naar een prachtig nieuw gebouw toe werken.
Nieuwbouw betekent jongleren
Communicatie is zelden een overzichtelijk proces van zenden en ontvangen. Bij nieuwbouw is dat zeker niet het geval, omdat er sprake is van communicatielijnen met meerdere partijen die elk op een andere manier en op een ander moment betrokken (willen) zijn. De verschillende betrokken doelgroepen hebben hun eigen wensen en aandachtspunten.
Bal 1: Medewerkers
De eerste doelgroep die betrokken is bij nieuwbouw zijn de medewerkers. Een schoolteam vindt het fijn om input te leveren. Maak dan ook gebruik van de wens om mee te kunnen denken. Medewerkers vaak een andere manier van denken die verrijkend is voor de nieuwbouwplannen. Zet daarom een participatietraject op voor de medewerkers en vergeet niet om ook vaste vrijwilligers of zzp’ers hierbij te betrekken. Ze staan misschien niet op de loonlijst, ze zijn wel degelijk onderdeel van het team.
Bal 2: Bestaande ouders
Veel ouders voelen zich betrokken bij de school. Een deel van de ouders wil – net als de medewerkers - graag meepraten over de nieuwbouwplannen. Het is belangrijk om duidelijk te zijn over welke onderwerpen ze mee kunnen praten en wat je met hun input doet. Zet kaders en randvoorwaarden neer – en communiceer deze ook - en schep geen verwachtingen die je niet waar kunt maken.
Bal 3: Omwonenden
Nieuwbouw betekent dat er iets in de wijk verandert. Betrek omwonenden tijdig en voorkom dat ze uit de krant of van-horen-zeggen de nieuwbouwplannen te weten komen. Probeer je te verplaatsen in hun standpunt. Thema’s als parkeren, verkeersstromen, groen of uitzicht zijn erg belangrijk voor omwonenden. Als je daar begrip voor hebt en uitlegt waarom de school nieuwbouw nodig heeft, creëer je draagvlak in de wijk. Vaak informeert de gemeente omwonenden ook over nieuwbouw, het is voor de school prettig om de eigen communicatie hierover met de gemeente af te stemmen.
Bal 4: potentiële nieuwe ouders
Vanwege de extra nieuwbouwtaken wordt werving vaak een ondergeschoven kindje waardoor de instroom een – hopelijk tijdelijke – dip laat zien. Voorkom die dip door actief nieuwe ouders te blijven werven gedurende het nieuwbouwproces. Investeer in goed beeld- en voorlichtingsmateriaal zodat de school nieuwe ouders kan laten zien hoe het nieuwe gebouw eruit gaat zien en welk onderwijs de school gaat bieden. Maak bijvoorbeeld een tijdelijke nieuwbouwwebsite of een wervingsvideo. Hier is een voorbeeld van een video die Huis Communicatie heeft ontwikkeld voor een nieuwbouwschool in Amsterdam:
Bal 5: Stakeholders
Aan een schoolbestuur, kindcentrum of school zijn allerlei instanties verbonden. Denk aan een samenwerkingsverband, kinderopvang, CJG, gemeente of collega-scholen. Ook deze organisaties vinden het fijn om op de hoogte te zijn. Informeer ze daarom op tijd over de nieuwe plannen.
Tot slot
Iedere doelgroep heeft een andere positie op de participatieladder. De één wordt alleen geïnformeerd, de ander mag ook meedenken en sommige doelgroepen mogen ook adviseren of meebeslissen. Het is voor alle partijen fijn om duidelijkheid te krijgen. Dat voorkomt verwarring en miscommunicatie in een later stadium.
Bij het hooghouden van alle ballen is het belangrijk om ook de samenhang te bewaken. Dat kun je bijvoorbeeld doen door één sterke kernboodschap te formuleren die voor alle doelgroepen geschikt is. Zorg daarnaast ook voor een goede planning, want timing luistert bij nieuwbouwtrajecten erg nauw.
Jongleren kun je leren
Communicatie in een nieuwbouwproces kan overweldigend zijn of zelfs een tikkie chaotisch. Met bovenstaande tips houdt de school niet alleen alle ballen hoog, maar kan het ook met alle doelgroepen samen naar een prachtig nieuw gebouw toe werken.