Protocollen, procesbeschrijvingen, formulieren, een personeelshandboek: als school of schoolbestuur heb je tál van beleidsdocumenten met belangrijke informatie. Heb je het gevoel dat al die documenten op verschillende plekken bewaard worden? Merk je dat collega’s in verouderde versies werken of voelt niemand zich verantwoordelijk voor die documenten? Kortom: lijkt jullie intranet of cloud-omgeving op een chaotische voorraadkast? De informatie-opruimcoaches van Huis Communicatie weten van wanten en creëren een strak opgeruimde kast waar zelfs Marie Kondo jaloers op is. Tessa Verdegaal legt uit hoe wij te werk gaan.
Het goed organiseren, up-to-date houden en toegankelijk maken van die informatie draagt bij aan een efficiënte organisatie en tevreden medewerkers. Het verlaagt de werkdruk in alle geledingen, van stafmedewerker tot conciërge. Huis Communicatie helpt schoolbesturen bij deze kluif. Doe je voordeel met onze aanpak!
Hoe het werkt
Allereerst verzamelen we alle beleidsdocumenten – groot en klein - die er zijn. We kijken ook hoe de organisatie is ingericht: welke afdelingen zijn er en welke stafmedewerkers heeft de organisatie in huis? Aan de hand van deze twee gegevens maken we een verdeling in domeinen: HRM, financiën, kwaliteitszorg en ICT bijvoorbeeld. Elk domein is gekoppeld aan een afdeling of een stafmedewerker. Vervolgens verdelen we alle beleidsdocumenten onder een domein. Het protocol datalekken hoort bij ICT en het proces indiensttreding bij HRM, bijvoorbeeld. Deze navigatie kun je nog het beste vergelijken met een inhoudsopgave.
Hierna maken we een overzicht van wat er al is, wat geactualiseerd moet worden en wat er nog niet is. Hiervoor gebruiken we het stoplichtmodel: groen is klaar, oranje wordt geactualiseerd en rood ontbreekt. Dit overzicht bespreken we met de betrokken stafmedewerkers en samen zorgen we ervoor dat de lijst compleet wordt gemaakt zodat alles op groen staat. Bij sommige schoolbesturen lukt dat binnen enkele weken, andere organisaties trekken er een schooljaar voor uit om alles te bekijken, te beoordelen en af te maken.
Strategische koers
Veel besturen willen graag dat hun beleid gekoppeld is aan hun strategische koers. In de koers staat beschreven hoe het bestuur naar de wereld, het onderwijs en het kind kijkt en waarom het bestuur bepaalde strategische keuzes maakt. Door van elk domein een apart beleidsplan te maken, koppel je de koers aan de vraag ‘hoe doen wij het binnen ons bestuur’. De daaronder hangende protocollen en processen geven antwoord op de praktische vraag ‘wat doen we dan’. Een mooie verdeling die gebaseerd is op de cirkel van Sinek.
Online
Het gehele systeem van koers, domeinen en documenten wordt op de online omgeving geplaatst die het bestuur al gebruikt. Of je nu werkt met Sharepoint, Google Drive of een eigen intranet: het belangrijkste is dat er één centrale plek is voor alle data. In dit digitale tijdperk hoef je niet langer afhankelijk te zijn van lokale computerschijven, het geheugen van een (al vertrokken!) schooldirecteur of losse mailtjes met brokjes informatie. Verandert er een richtlijn of een linkje, dan wordt dit op die ene plek aangepast. Degene die verantwoordelijk is voor het betreffende domein, die heeft de coördinatie en is verantwoordelijk voor het actueel houden van de documenten in het domein.
Goede informatie = blije medewerkers
De voordelen voor de organisatie:
• Nooit meer documenten kwijt of verouderd.
• Medewerkers kunnen alles overzichtelijk en op één centrale plek vinden.
• De verantwoordelijkheden zijn helder.
• Processen worden gestandaardiseerd.
• Alle documenten worden afgestoft en geactualiseerd waar nodig.
• Werkdruk verlagend, vooral voor schooldirecteuren en stafmedewerkers.
• Draagt bij aan efficiënt werken.
• Gekoppeld aan de strategische doelen van het bestuur.
Kijk jij ook met ergernis naar de onopgeruimde voorraadkast van jouw organisatie? Neem contact met ons op en samen soppen we de kast volledig uit.
Goede informatie = blije medewerkers
Het goed organiseren, up-to-date houden en toegankelijk maken van die informatie draagt bij aan een efficiënte organisatie en tevreden medewerkers. Het verlaagt de werkdruk in alle geledingen, van stafmedewerker tot conciërge. Huis Communicatie helpt schoolbesturen bij deze kluif. Doe je voordeel met onze aanpak!
Hoe het werkt
Hierna maken we een overzicht van wat er al is, wat geactualiseerd moet worden en wat er nog niet is. Hiervoor gebruiken we het stoplichtmodel: groen is klaar, oranje wordt geactualiseerd en rood ontbreekt. Dit overzicht bespreken we met de betrokken stafmedewerkers en samen zorgen we ervoor dat de lijst compleet wordt gemaakt zodat alles op groen staat. Bij sommige schoolbesturen lukt dat binnen enkele weken, andere organisaties trekken er een schooljaar voor uit om alles te bekijken, te beoordelen en af te maken.
Strategische koers
Veel besturen willen graag dat hun beleid gekoppeld is aan hun strategische koers. In de koers staat beschreven hoe het bestuur naar de wereld, het onderwijs en het kind kijkt en waarom het bestuur bepaalde strategische keuzes maakt. Door van elk domein een apart beleidsplan te maken, koppel je de koers aan de vraag ‘hoe doen wij het binnen ons bestuur’. De daaronder hangende protocollen en processen geven antwoord op de praktische vraag ‘wat doen we dan’. Een mooie verdeling die gebaseerd is op de cirkel van Sinek.
Online
Het gehele systeem van koers, domeinen en documenten wordt op de online omgeving geplaatst die het bestuur al gebruikt. Of je nu werkt met Sharepoint, Google Drive of een eigen intranet: het belangrijkste is dat er één centrale plek is voor alle data. In dit digitale tijdperk hoef je niet langer afhankelijk te zijn van lokale computerschijven, het geheugen van een (al vertrokken!) schooldirecteur of losse mailtjes met brokjes informatie. Verandert er een richtlijn of een linkje, dan wordt dit op die ene plek aangepast. Degene die verantwoordelijk is voor het betreffende domein, die heeft de coördinatie en is verantwoordelijk voor het actueel houden van de documenten in het domein.
Goede informatie = blije medewerkers
De voordelen voor de organisatie:
• Nooit meer documenten kwijt of verouderd.
• Medewerkers kunnen alles overzichtelijk en op één centrale plek vinden.
• De verantwoordelijkheden zijn helder.
• Processen worden gestandaardiseerd.
• Alle documenten worden afgestoft en geactualiseerd waar nodig.
• Werkdruk verlagend, vooral voor schooldirecteuren en stafmedewerkers.
• Draagt bij aan efficiënt werken.
• Gekoppeld aan de strategische doelen van het bestuur.
Kijk jij ook met ergernis naar de onopgeruimde voorraadkast van jouw organisatie? Neem contact met ons op en samen soppen we de kast volledig uit.
contact